Datenschutzerklärung

Walther‑Rathenau‑Gewerbeschule — Datenschutzerklärung

Stand: 07/2026

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Name: Markus Helmle

Dienststelle: Regierungspräsidium Freiburg, Referat 71 (Rechts- und Verwaltungsangelegenheiten der Schulen)

Adresse: Eisenbahnstraße 68, 79098 Freiburg i. Br.

E-Mail:

Meldeadresse für Datenschutzprobleme:

1.1 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und Kontakt für datenschutzrechtliche Fragen:

Walther‑Rathenau‑Gewerbeschule

Friedrichstraße 51

79098 Freiburg

E‑Mail:

1.2 Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzbeauftragter der Walther‑Rathenau‑Gewerbeschule

Name: Markus Helmle

Dienststelle: Regierungspräsidium Freiburg, Referat 71 (Rechts- und Verwaltungsangelegenheiten der Schulen)

Adresse: Eisenbahnstraße 68, 79098 Freiburg i. Br.

E-Mail:

Meldeadresse für Datenschutzprobleme:

2. Information über die Erhebung personenbezogener Daten, Speicherdauer

2.1 Zweck dieser Erklärung

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer Website erhoben und wie lange diese Daten gespeichert werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Anschrift, E‑Mail‑Adresse, Nutzungsverhalten).

2.2 Kontaktaufnahmen per E‑Mail oder Kontaktformular

Wenn Sie mit uns per E‑Mail oder über ein Kontaktformular Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht) gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen / Erfüllung einer Anfrage) bzw. ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit Sie diese erteilt haben.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für die Zwecke ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. In der Regel werden E‑Mail‑Korrespondenzen und Anfrageunterlagen spätestens nach 3 Jahren gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche Pflichten) längere Aufbewahrung erfordern.

2.3 Nutzung durch Dienstleister und werbliche Nutzung

Soweit wir für bestimmte Funktionen Dienstleister einsetzen (z. B. Hosting, E‑Mail‑Provider, Lernplattformen, Analytics), informieren wir Sie weiter unten (Abschnitt 7) über die konkreten Dienste und die dortigen Verarbeitungen. Dort nennen wir auch, falls Daten in Drittländer übermittelt werden, die Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen (z. B. Standardvertragsklauseln).

3. Ihre Rechte

3.1 Überblick über Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns die folgenden Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

3.2 Ausübung der Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E‑Mail an: oder per Post an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“. Bitte fügen Sie zur Identitätsklärung ggf. eine Kopie eines Ausweisdokuments bei (schwärzen Sie sensible Daten, z. B. Ausweisnummer).

3.3 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für Baden‑Württemberg:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden‑Württemberg

Königstraße 10a, 70173 Stuttgart

Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

3.4 Informationen zur Übermittlung in Drittländer

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) oder an eine internationale Organisation übermittelt, haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss) im Zusammenhang mit der Übermittlung informiert zu werden (Art. 46 DSGVO). Konkrete Angaben finden Sie in Abschnitt 7.

4. Erhebung und Zweck personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website

4.1 Server‑Logfiles (bei bloßer Nutzung der Website)

Wenn Sie unsere Website rein informatorisch nutzen (ohne Registrierung oder Kontaktaufnahme), erheben wir nur diejenigen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese technisch notwendigen Daten sind:

IP‑Adresse (ggf. in anonymisierter oder gekürzter Form)

Datum und Uhrzeit der Anfrage

Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

Zugriffsstatus/HTTP‑Statuscode

jeweils übertragene Datenmenge

Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)

Browsertyp und Browserversion

verwendetes Betriebssystem und dessen Oberfläche

Sprache und Version der Browsersoftware

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Seite, Diagnose und Abwehr von Angriffen).

Speicherdauer: Server‑Logfiles werden zur Sicherstellung des Betriebs und zur Sicherheitsanalyse gespeichert und in der Regel spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

4.2 Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen.

Notwendige (technisch erforderliche) Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich (z. B. Session‑Cookies). Sie werden ohne Einwilligung gesetzt.

Nicht notwendige Cookies (z. B. Statistik/Marketing): Diese Cookies werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt.

Wir setzen ein Cookie‑Consent‑Tool ein, über das Sie Ihre Einwilligung zu nicht erforderlichen Cookies erteilen oder verweigern sowie bereits erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen können. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.

4.3 Art und Dauer von Cookies (Beispiele)

Session‑Cookie (z. B. PHPSESSID) — Zweck: Erhalt der Sitzung, Dauer: bis zum Schließen des Browsers

Cookie‑Consent (z. B. cookie_consent) — Zweck: Speicherung Ihrer Cookie‑Präferenzen, Dauer: 1 Jahr

Persistente Login‑Cookies (bei Nutzerkonten / Moodle) — Dauer: abhängig von der Funktion, ggf. 30 Tage / bis zur Abmeldung

Wenn Sie konkrete Auskünfte zu eingesetzten Cookies wünschen, finden Sie eine vollständige Liste der Cookies und deren Laufzeitenm am Ende dieser Seite.

4.4 TLS/HTTPS

Die Website verwendet aus Sicherheitsgründen TLS/HTTPS, das heißt, die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist verschlüsselt. Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von unverschlüsselten E‑Mails keine Vertraulichkeit gewährleistet werden kann.

5. Verarbeitung bei Kontaktformularen, Uploads, Nutzerbeiträgen

5.1 Kontaktformulare

Wenn Sie über ein Kontaktformular personenbezogene Daten übermitteln (z. B. Name, E‑Mail, Betreff, Nachricht), werden diese Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Speicherdauer: Siehe Abschnitt 2.2 (in der Regel bis zu 3 Jahre, soweit nicht gesetzliche Fristen entgegenstehen).

5.2 Uploads / Dateiuploads

Wenn Sie Dateien hochladen (z. B. Bewerbungsunterlagen, Schülerarbeiten), verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zum jeweils genannten Zweck. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder eine andere, im Einzelfall genannte Rechtsgrundlage.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck; sofern nicht anders angegeben, werden Uploads gelöscht, sobald sie für die dort bezeichneten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

6. Rechte und Widerruf von Einwilligungen

6.1 Widerruf der Einwilligung

Erteilte Einwilligungen (z. B. zu Cookies oder Newsletter) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf richten Sie bitte an: oder über die Cookie‑Einstellungen auf unserer Website.

6.2 Folgen des Widerrufs

Der Widerruf hat zur Folge, dass nicht notwendige Cookies oder Dienste künftig nicht mehr aktiviert werden. Bereits erfolgte Datenverarbeitungen bleiben von einem Widerruf unberührt (die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt bestehen).

7. Einsatz externer Dienste und Empfänger (Beispiele — bitte konkretisieren)

Hinweis: Tragen Sie hier Ihre tatsächlich eingesetzten Dienste ein (Hosting, Analytics, Video‑Embedding, LMS). Nachfolgend typische Beispiele mit Musterformulierungen.

7.1 Hosting / Provider

Wir hosten unsere Website bei: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen. Der Provider verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Datenübermittlung erfolgt innerhalb der EU/des EWR bzw. unter Verwendung geeigneter Garantien (sofern Drittländer betroffen sind).

7.2 Lernplattform (Moodle o. ä.)

Zur schulischen Arbeit setzen wir eine Lernplattform (z. B. Moodle) ein. Verarbeitete Daten: Nutzerkonto‑Daten, Kurszugehörigkeit, hochgeladene Dateien, Forenbeiträge. Rechtsgrundlage: Schulrechtliche Vorschriften / Vertragserfüllung oder Einwilligung, je nach Funktion. AV‑Vertrag mit dem Anbieter liegt vor. Datenübermittlung in Drittländer: siehe Anbieterangaben.

7.3 Google‑Dienste (z. B. Google Analytics, YouTube, Google Fonts) — wenn genutzt

Google Analytics: Wenn wir Google Analytics einsetzen, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung. Dabei werden pseudonymisierte Nutzungsdaten erhoben; IP‑Anonymisierung ist aktiviert (sofern konfiguriert). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

YouTube‑Einbettungen: Eingebettete YouTube‑Videos werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen (sofern technisch umgesetzt). Beim Laden werden ggf. Daten an Google/YouTube übermittelt. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

7.4 Microsoft 365 / Google Workspace (falls genutzt)

Wenn Dienste wie Microsoft 365 oder Google Workspace zur Kommunikation/Verwaltung genutzt werden, geben wir an, welche Daten dort verarbeitet werden und ob Drittlandübermittlungen stattfinden. Für die eingesetzten Dienste bestehen AV‑Verträge bzw. geeignete Garantien.

7.5 Weitergabe an Behörden und sonstige Empfänger

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an staatliche Stellen oder Dritte erfolgt nur, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Meldepflichten) oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

8. Übermittlungen in Drittländer

8.1 Grundsatz

Soweit Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission) oder geeignete Garantien bestehen (z. B. Standardvertragsklauseln, verbindliche interne Datenschutzvorschriften).

8.2 Konkrete Hinweise

Für konkrete Drittland‑Übermittlungen (z. B. bei Nutzung von Microsoft, Google oder anderen Anbietern mit Sitz in den USA) informieren wir gesondert in den entsprechenden Dienstabschnitten (Abschnitt 7) über die verwendeten Schutzmaßnahmen.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören u. a.:

Verschlüsselte Datenübertragung per TLS/HTTPS

Zugangsbeschränkungen zu Verwaltungssystemen

Rollen‑ und Berechtigungskonzepte

Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups

Abschluss von AV‑Verträgen mit Dienstleistern

10. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Falls zukünftig automatisierte Entscheidungen bzw. Profiling eingesetzt werden, werden wir dies gesondert und transparent ausweisen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig ab: 07/2026. Wir behalten uns vor, die Erklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Website veröffentlicht. Wesentliche Änderungen werden wir gegebenenfalls zusätzlich auf der Website bekannt geben.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

E‑Mail:

Post: Walther‑Rathenau‑Gewerbeschule, z. Hd. „Datenschutzbeauftragter“, Friedrichstraße 51, 79098 Freiburg

13. Nutzung eines KI-gestützten Chatbot-Systems

13.1 Anbieter und eingesetztes KI-Modell

Auf unserer Website stellen wir ein freiwillig nutzbares, KI-gestütztes Chatbot-System bereit. Der Chatbot dient dazu, allgemeine Fragen zu unserer Schule, unseren Bildungsangeboten und den auf unserer Website veröffentlichten Informationen automatisiert zu beantworten.

Anbieter der Chatbot-Plattform ist:

CHATLAB Sp. z o.o.
Zamknięta 10/1.5
30-554 Kraków
Polen
E-Mail:

Zur Erzeugung der Antworten verwenden wir innerhalb der ChatLab-Plattform das KI-Sprachmodell GPT-5 mini des US-amerikanischen Anbieters OpenAI.

OpenAI wird dabei als Unterauftragsverarbeiter von ChatLab für die API-basierte Sprachverarbeitung und die Erzeugung der Chatbot-Antworten eingesetzt.

Anbieter des KI-Modells ist:

OpenAI, L.L.C.
3180 18th Street
San Francisco, CA 94110
USA

13.2. Art und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie den Chatbot nutzen, können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• die von Ihnen in das Chatfenster eingegebenen Nachrichten, Fragen und sonstigen Angaben,
• der Verlauf der Chat-Konversation,
• die IP-Adresse des verwendeten Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit der Nutzung,
• technische Informationen wie Browsertyp, Betriebssystem, Geräteart und Spracheinstellungen,
• technische Sitzungs- und Identifikationsdaten,
• gegebenenfalls Name, E-Mail-Adresse oder sonstige Kontaktdaten, sofern Sie diese freiwillig in den Chat eingeben oder über ein innerhalb des Chatbots bereitgestelltes Formular übermitteln.

Die eingegebenen Inhalte werden an ChatLab übermittelt und dort verarbeitet. Zur Erzeugung einer Antwort können Ihre Eingaben sowie die für die Beantwortung erforderlichen Kontextinformationen über eine Programmierschnittstelle an OpenAI übermittelt werden.

Der Chatbot verwendet ein sogenanntes Retrieval-Augmented-Generation-Verfahren. Dabei werden zu Ihrer Anfrage passende Inhalte aus einer von uns für den Chatbot bereitgestellten Wissensdatenbank ausgewählt und zusammen mit Ihrer Anfrage zur Erzeugung einer Antwort verarbeitet.

13.3. Einwilligung und Freiwilligkeit der Nutzung

Bevor Sie eine Unterhaltung beginnen können, werden Sie innerhalb des Chatbot-Fensters aufgefordert, in die mit der Nutzung verbundene Datenverarbeitung einzuwilligen. Dabei erhalten Sie einen Link zu dieser Datenschutzerklärung.

Erst nach Ihrer Einwilligung wird die eigentliche Chat-Funktion aktiviert und Ihre Eingabe verarbeitet.

Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Sämtliche wesentlichen Informationen und Kontaktmöglichkeiten auf unserer Website stehen Ihnen auch ohne Nutzung des Chatbots zur Verfügung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Chatbot-Nutzung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Soweit im Zusammenhang mit der Einbindung des Chatbots Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

13.4. Zweck der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• automatisierte Beantwortung allgemeiner Fragen,
• Bereitstellung von Informationen zu unserer Schule und unseren Bildungsangeboten,
• Unterstützung bei der Auffindbarkeit von Informationen auf unserer Website,
• gegebenenfalls Weiterleitung einer Anfrage an eine zuständige Ansprechperson, sofern Sie dies ausdrücklich wünschen,
• Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Chatbot-Systems,
• Erkennung und Verhinderung von Missbrauch oder technischen Störungen.

13.5. Keine vertraulichen oder sensiblen Angaben

Bitte geben Sie über den Chatbot keine vertraulichen oder besonders schutzbedürftigen Informationen ein.

Hierzu gehören insbesondere:

• Gesundheitsdaten,
• Angaben zu Behinderungen oder sonderpädagogischem Förderbedarf,
• Angaben zu ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung,
• biometrische oder genetische Daten,
• Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Straftaten,
• Passwörter und andere Zugangsdaten,
• Bank-, Kreditkarten- oder Zahlungsdaten,
• Ausweis-, Steuer- oder Sozialversicherungsnummern,
• präzise Standortdaten,
• ausführliche persönliche Angaben zu Schülerinnen und Schülern.

Der Chatbot ist insbesondere nicht für Krankmeldungen, Beschwerden, Notfälle, Anmeldungen, Bewerbungen, die Übermittlung von Zeugnissen oder sonstigen schulischen Unterlagen sowie für verbindliche Auskünfte zu individuellen schulischen Angelegenheiten bestimmt.

Bitte nutzen Sie hierfür die offiziellen Kontaktwege unserer Schule.

13.6. Automatisiert erzeugte Antworten

Die Antworten des Chatbots werden automatisiert mithilfe künstlicher Intelligenz erzeugt. Trotz sorgfältiger Einrichtung und Bereitstellung geprüfter Informationsquellen können Antworten unvollständig, missverständlich, veraltet oder fehlerhaft sein.

Die Antworten des Chatbots stellen keine verbindliche schulische, rechtliche oder behördliche Auskunft dar. Maßgeblich sind ausschließlich die offiziellen Veröffentlichungen und persönlichen Auskünfte der Schule beziehungsweise der zuständigen Schulbehörden.

Der Chatbot trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Insbesondere entscheidet der Chatbot nicht über Aufnahmen, Anmeldungen, Prüfungen, Noten, Leistungsbewertungen, Fördermaßnahmen oder sonstige schulische Angelegenheiten.

13.7. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter der im Rahmen der Chatbot-Nutzung verarbeiteten Daten ist insbesondere:

CHATLAB Sp. z o.o.
Zamknięta 10/1.5
30-554 Kraków
Polen

ChatLab verarbeitet die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen.

Die zwischen uns und ChatLab geltende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der Vertrags- beziehungsweise Nutzungsbedingungen von ChatLab. Sie wird mit der ordnungsgemäßen Annahme dieser Vertragsbedingungen beziehungsweise mit der vertragsgemäßen Nutzung des Dienstes wirksam. Eine gesonderte handschriftliche Unterzeichnung ist nach den Vertragsbedingungen von ChatLab nicht erforderlich.

ChatLab setzt für die Erbringung seiner Leistungen weitere Unterauftragsverarbeiter ein. Hierzu gehören abhängig von der technischen Konfiguration insbesondere:

• OpenAI für die KI-basierte Sprachverarbeitung,
• Amazon Web Services für Cloud-Infrastruktur, Datenbanken und Speicher,
• Pinecone für die Speicherung und den Abruf von Kontextinformationen innerhalb der Wissensdatenbank,
• Cloudflare für die Bereitstellung, Absicherung und Beschleunigung des Dienstes.

Die jeweils aktuelle Liste der von ChatLab eingesetzten Unterauftragsverarbeiter kann auf der Website von ChatLab eingesehen werden.

13.8. Übermittlung in Drittländer

ChatLab hat seinen Sitz in Polen und damit innerhalb der Europäischen Union. Im Rahmen der technischen Bereitstellung des Chatbots können personenbezogene Daten jedoch auch an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden.

Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von Chat-Eingaben durch OpenAI in den Vereinigten Staaten von Amerika.

Daneben können abhängig von der technischen Konfiguration auch Amazon Web Services, Pinecone und Cloudflare Daten in den USA oder über ein globales technisches Netzwerk verarbeiten.

Nach Angaben von ChatLab werden Drittlandübermittlungen abhängig vom jeweiligen Dienstleister insbesondere auf folgende Garantien gestützt:

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger entsprechend zertifiziert ist,
• die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO,
• ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Für die Übermittlung an OpenAI nennt ChatLab insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als Übermittlungsmechanismus.

Trotz dieser Schutzmaßnahmen kann bei einer Verarbeitung in den USA nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass US-amerikanische Behörden nach den dort geltenden gesetzlichen Bestimmungen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Betroffenen Personen stehen dabei möglicherweise nicht dieselben Rechtsschutzmöglichkeiten zur Verfügung wie innerhalb der Europäischen Union.

13.9. Verwendung der Daten für das Training von KI-Modellen

Nach Angaben von ChatLab werden personenbezogene Daten, Chatverläufe, Fragen und Eingaben, die über den Chatbot übermittelt werden, nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur allgemeinen Verbesserung der von OpenAI oder anderen eingesetzten KI-Dienstleistern betriebenen Sprachmodelle verwendet.

Die Übermittlung an OpenAI erfolgt über eine Programmierschnittstelle und dient der Erzeugung der jeweiligen Antwort.

OpenAI kann die über die Programmierschnittstelle übermittelten Daten abhängig von den dort geltenden vertraglichen Einstellungen für einen begrenzten Zeitraum von regelmäßig bis zu 30 Tagen zu Zwecken der Missbrauchserkennung und Systemsicherheit verarbeiten. Anschließend werden diese Daten nach Angaben von ChatLab automatisch gelöscht.

Technische Protokolldaten können für begrenzte Zeiträume gespeichert werden, soweit dies für Sicherheit, Systemwiederherstellung oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist.

13.10. Speicherdauer und Löschung

Die innerhalb der ChatLab-Plattform gespeicherten Chatverläufe und die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 180 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn:

• Sie ausdrücklich um die Weiterleitung oder weitere Bearbeitung Ihrer Anfrage gebeten haben,
• die weitere Speicherung zur abschließenden Bearbeitung eines konkreten Sachverhalts erforderlich ist,
• gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen,
• die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Technische System- und Sicherheitsprotokolle können ebenfalls für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten gespeichert werden.

Nach der Löschung aus den Produktivsystemen können die Daten noch für bis zu 90 Tage in Sicherungskopien enthalten sein. Auf diese Sicherungskopien wird nur im Rahmen technisch erforderlicher Wiederherstellungs- oder Sicherheitsmaßnahmen zugegriffen.

Bei eingesetzten KI-Dienstleistern können die zur Antworterzeugung übermittelten Daten regelmäßig bis zu 30 Tage für Sicherheits- und Missbrauchskontrollen gespeichert werden.

ChatLab gibt als Standardfrist für Chatverläufe 90 Tage an, ermöglicht seinen Kunden jedoch, eine abweichende Speicherdauer festzulegen. Für den von uns eingesetzten Chatbot wurde eine Speicherdauer von sechs Monaten festgelegt.

13.11. Lösch- und Auskunftsanfragen

Sie können jederzeit Auskunft über die im Zusammenhang mit Ihrer Chatbot-Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen und die Berichtigung oder Löschung dieser Daten beantragen.

Da Chatbot-Unterhaltungen gegebenenfalls nicht unmittelbar einer bestimmten Person zugeordnet werden können, benötigen wir für die Bearbeitung einer Anfrage möglicherweise zusätzliche Angaben, mit denen die betreffende Unterhaltung identifiziert werden kann, beispielsweise den ungefähren Zeitpunkt des Chats und den Inhalt der Anfrage.

ChatLab verpflichtet sich nach seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, personenbezogene Daten unter seiner unmittelbaren Kontrolle nach einer entsprechenden Löschanweisung grundsätzlich innerhalb von 14 Tagen zu löschen. Daten in Sicherungssystemen können noch bis zu 90 Tage nach der Löschung aus den Produktivsystemen enthalten sein.

Weitere Informationen zu Ihren Rechten auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Beschwerde finden Sie in den allgemeinen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Verwendete Cookies: